Blog – L-and-P

Dzień w dzień stykamy się z pojęciem „dokument”, ale nie do końca jesteśmy świadomi tego, co się ukrywa za powyższym definicją. „Dokumentem” będzie dla nas kluczowa nasz dowód osobisty, umowa czy wydrukowany list elektroniczny, którego żąda kierownik. Szukanie definicji tego słowa też nie jest proste – w rodzimym prawie nie istnieje jego uniwersalna definicja. Prawodawstwo administracyjne pomaga nam troszkę, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów oficjalnych. Niełatwo w każdym razie powiedzieć właściwie, co kryje się za niniejszymi określeniami. Tu z pomocną dłonią przybywa nam przeczucie, bo to akurat intuicyjnie jesteśmy w stanie rozróżnić pochodzenie i specyfikę danego „dokumentu”. W ten sposób dokumentami są dla nas: paszporty, kluczowe teksty, mające formę oficjalną, umowy, akty notarialne, akty prawne, akty ukończenia szkoły, nasze dowody tożsamości, istotne e-maile,świadectwa pracy i in..

Wiedząc z grubsza co to dokument, wolno zdobyć się na stwierdzenie, iż wiele z nich jesteśmy w stanie spisać sami (dla przykładu dokumenty dzierżawy albo też najmu pomieszczenia, oficjalne listy elektroniczne). Aby dokumenty te nie odbiegały od odgórnie zaakceptowanego wzoru, przeważnie używane są szablony. Ułatwiają one zwłaszcza sporządzanie gigantycznej liczby umów oraz dokumentów cyklicznych. Szablonem jest przyjęty schemat, coś zawczasu ustalonego, co ułatwia w olbrzymim stopniu działanie z dużą liczbą identycznych papierów. Dajmy na to osoba pracująca w księgowości, która ma do stworzenia 200 umów, gdyby pisała je oddzielnie, nie ukończyłaby tego robić przez następny miesiąc. Ale może ona posłużyć się szablonem i usprawnić swoja robotę. W takim wypadku wpisuje jedynie najbardziej istotne informacje w uprzednio sporządzone pola edycji. Ze sprawdzeniem robota pochłonie jej 3 dni.

Aby ułatwić pracę należy również użyć wzory umów, które są przypisane do danego zdarzenia. Zwyczajnie trzeba opisać je jako szablony tematyczne, dotyczące rzeczywistego tematu. Dlatego np. jeśli mamy ochotę stworzyć umowę najmu, możemy skorzystać ze specyficznego szablonu – wzoru umowy najmu. Takie postępowanie skraca okres pracy, jaki potrzebny byłby do stworzenia całościowej umowy od początku.

Morał jest oczywisty – w erze oszczędności czasu pracy, trzeba upraszczać sobie życie, korzystając z wszelkiego rodzaju udoskonaleń, które oddaje nam innowacyjna technologia.